Ewida Standard domyślnie stosuje bazę opartą na wewnętrznym systemie plikowym. Mimo swojej szybkości przetwarzania mechanizm ten nie potrafi zapewnić tak wysokiej niezawodności jak dane przechowywane na serwerze Microsoft SQL. Dlatego też jednym z pierwszych działań Użytkownika Ewida Standard powinno być przeniesienie danych na serwer MSSQL.

Program współpracuje z dowolnym serwerem Microsoft SQL (od wersji 2005), a więc można zastosować zarówno bezpłatne wersje MSSQL Express jak i komercyjne systemy MSSQL. Dzięki mechanizmowi migracji, aplikacja zapewnia bardzo szybkie przenoszenie danych pomiędzy bazami na pojedynczym serwerze SQL jak i pomiędzy samymi serwerami. Mechanizm współpracy z MSSQL wymaga podania ścieżki dostępu do wybranej instancji serwera SQL (lokalnie bądź sieciowo) i wskazanie docelowej bazy danych (program zajmuje się także automatycznym tworzeniem nowych baz danych o wskazanych przez Użytkownika nazwach).
Zobacz opis ustawienia bazy danych »

Program do ewidencji Ewida Standard zapewnia tworzenie i prowadzenie nieograniczonej bazy danych (ograniczenia mogą wypływać jedynie ze strony samego MSSQL), ale także system ewidencji może korzystać z dowolnej ilości baz danych i dowolnej ilości serwerów MSSQL. Można więc prowadzić niezależnie wiele ewidencji. Warto zwrócić uwagę na mechanizm scalania danych, pozwalający na prowadzenie ewidencji wspólnej (dane poszczególnych ewidencji z oddziałów firmy scalone w jedną osobną ewidencję).
Zobacz opis ładowania i scalania danych »

Ewida Standard jako system ewidencji IT, może współdzielić dane z dowolną ilością Użytkowników
(licencja wymagana jest na każdą dostępową stację komputerową).

Procedura konfiguracji programu do pracy sieciowej.

1.) Program należy zainstalować na każdej dostępowej stacji komputerowej (czyli na każdym komputerze, na którym Użytkownik będzie korzystał z danych ewidencji: przeglądał, wprowadzał bądź edytował je).

2.) Następnym krokiem jest konfiguracja programu na pierwszym komputerze, zgodnie z preferencjami Użytkownika za pomocą Ustawień programu »
Należy pamiętać o odpowiednich ustawieniach w zakładce:
Ustawienia > Baza danych »
• Ustawieniu bazy danych na dowolnym sieciowym serwerze MSSQL (bezpłatnym bądź komercyjnym)
• Włączeniu trybu pracy aplikacji jako: Praca sieciowa (wspólna baza)

Po zakończeniu procedury konfiguracji i podłączeniu się do wybranej bazy program zapyta czy ma wykonać migrację danych. Należy pamiętać by migrację danych wykonywać tylko przy konfiguracji pierwszej stacji dostępowej, kolejne stacje tylko się podłączają do bazy danych.
Uwaga: Wybranie opcji migracji danych przy pustej bazie zostanie odebrane przez program jako polecenie wyczyszczenia danych na podłączanej bazie.

3.) Ostatnim działaniem jest skopiowanie pliku ustawień z pierwszego (skonfigurowanego) komputera do pozostałych, by niepotrzebnie nie konfigurować każdej stacji z osobna. Aby to zrobić należy do pozostałych stacji komputerowych skopiować z pierwszego komputera plik:
"[katalog aplikacji]\App\Config\AppConfig.xml" w analogiczne miejsce.

Program do ewidencji sprzętu komputerowego Ewida Standard umożliwia tworzenie loginów i haseł dla wszystkich swoich Użytkowników. System uprawnień jest bardzo szczegółowy i pozwala na elastyczne ograniczanie praw do poszczególnych funkcjonalności aplikacji  dla wybranych Użytkowników. Każde z działań Użytkownika aplikacji jest odnotowywane w historii danego obiektu (z datą i nazwą komputera) a także w Dzienniku aplikacji.

Aby ustawić uprawnienia Użytkowników należy wybrać opcję:
Menu > Plik > Ustawienia programu > Uprawnienia użytkowników

Zobacz Ustawienia > Uprawnienia użytkowników »

Aby wykonać kopię zapasową danych należy wybrać opcję:
Menu > Plik > Baza danych > Zapisz dane do pliku (backup)

Dolny panel aplikacji informuje Użytkownika aplikacji o ostatniej wykonanej kopii zapasowej i czasie jaki od niej już upłynął. Zaleca się wykonywanie kopii danych jak najczęściej i zabezpieczanie ich w jak najlepszy sposób.

Zaleca się także okresowe wykonywanie kopii zapasowej całego katalogu aplikacji, wtedy oprócz danych z bazy zachowane będą także ustawienia programu, konfiguracje zestawień, wydruków, szablony itp.

Aby załadować dane z pliku kopii zapasowej należy wybrać opcję:
Menu > Plik > Baza danych > Otwórz dane z pliku

Proces ładowania danych najpierw usuwa dane już istniejące, a następnie wprowadza dane z pliku do bazy danych.

Aby scalić dane z pliku z istniejącą bazą danych należy wybrać opcję:
Menu > Plik > Baza danych > Dodaj dane z pliku (scalanie)

Proces scalania danych dodaje dane znajdujące się w pliku do istniejącej bazy. Dane w bazie nie zostają usunięte.